Organize sua vida: como planejar sua semana com o Google Agenda

A maioria das pessoas poderia ser mais organizada, especialmente aqueles de nós que trabalham em casa e/ou administram uma empresa. Felizmente, todos nós temos acesso ao Google Agenda. É gratuito, pode sincronizar com outros calendários e aplicativos de produtividade como Trello ou Notion e é relativamente fácil de usar. Vá além das listas de tarefas manuscritas; veja como usar o Google Agenda para planejar sua semana.

Muitas pessoas usam aplicativos de calendário para acompanhar compromissos ou chamadas do Zoom. Tudo bem, mas há muito mais que você pode fazer. Usando o aplicativo Agenda do Google como planejador, você pode:

Faça listas de tarefas digitais

Crie eventos e tarefas

Itens com código de cores

Configurar lembretes

Você também pode adicionar extensões para expandir sua funcionalidade. Alguns são estéticos, como aqueles que permitem definir uma imagem de fundo ou escolher cores além das cores padrão que o Google fornece para codificação de cores. Outros podem ser integrados a aplicativos de videoconferência como Join.me e BlueJeans.

Antes de criar sua programação, pergunte-se o que você costuma fazer. Parece simples, mas anotar tarefas regulares e itens importantes, como reuniões, o ajudará a ter uma noção melhor de como administrar seu tempo. Você pode começar criando uma lista de tarefas.

Katrina Oko-Odoi, gerente de marketing de conteúdo da empresa de CRM Copper, recomenda que as pessoas "pensem no longo e no curto prazo. Registre projetos ou tarefas que você precisará concluir, mesmo que não precise concluí-los hoje ou mesmo esta semana. Para projetos maiores, tente dividi-los em etapas práticas. Isso tornará mais fácil definir o tempo em seu calendário."

Você pode fazer sua lista usando outros aplicativos de produtividade vinculados ao Google Agenda ou apenas usar o Google Tasks para simplificar. O Tarefas pode ser acessado em qualquer aplicativo do Google Workspace, como Drive, Agenda ou Keep. Clique no ícone da marca de seleção azul na barra de menu direita para acessá-lo.

Use Tarefas para anotar uma lista das coisas que você sabe que terá que fazer durante a semana, sem nenhuma ordem específica. Quando terminar, clique e arraste-as como novas tarefas para dias específicos em seu calendário. Por exemplo, se você deseja bloquear o tempo para exercícios durante a semana, pode criar uma tarefa chamada “exercício” e arrastá-la para o dia e horário desejados.

Agrupe tarefas por lista para que seja mais fácil controlá-las. Você poderia, por exemplo, fazer uma lista chamada “tarefas”, onde você mantém tarefas domésticas regulares, ou “administrador vitalício” para coisas como verificar e-mails e agendar compromissos. Se você deseja liberdade para adicionar e organizar tarefas de qualquer lugar em seu navegador, verifique extensões como o aplicativo Tasksboard para Chrome.

O Google Agenda também permite criar calendários separados para diferentes aspectos da sua vida. Você pode ter um calendário de trabalho e outro para eventos pessoais, preenchido com tarefas relevantes para cada categoria. Se você usa sua agenda principalmente para trabalho, tente criar uma agenda para reuniões importantes, uma para prazos de projetos e outra para eventos de trabalho para manter sua vida profissional mais organizada. Calendários específicos podem ser ativados e desativados na barra lateral esquerda.

Para criar um novo calendário, clique no sinal de adição (+) ao lado da seção Outro calendário no canto inferior esquerdo e escolhaCriar novo calendário . Adicione um nome para a agenda, escreva uma descrição e atribua um proprietário (se várias pessoas estiverem usando a mesma conta do Google).

É fácil adicionar novas tarefas, eventos ou lembretes ao seu calendário. Clique e arraste no dia específico em que deseja adicionar algo e uma nova caixa aparecerá onde você poderá preencher os detalhes. Ou basta clicar noCriarbotão próximo ao grande sinal de mais no canto superior esquerdo.

Se você deseja definir uma tarefa para repetição, clique no horário dessa tarefa onde dizNão se repete . Um menu suspenso será aberto com uma variedade de opções que você pode escolher para repetir a tarefa. Dependendo do item de tarefa, você pode configurá-lo para ser repetido diariamente, semanalmente, mensalmente ou em um dia específico da semana. Você poderia definir um horário para sua tarefa de exercício, e ela apareceria todas as semanas a partir de agora.